Arbetsgivare

SKAPA är det IT-system som hanterar kyrkans tjänstepensioner och finns tillgängligt för alla kyrkliga arbetsgivare som en del av Kyrknätet.

För att få tillgång till SKAPA krävs:

• Att du tilldelas behörighet och lösenord av den som är behörighetsansvarig i församlingen/pastoratet.

• Att du har tillgång till Kyrknätet.

Behörighet för närstående organisationer
Arbetsgivare som är närstående organisationer har möjlighet att få tillgång till Svenska kyrkans gemensamma IT-system och därmed ansluta sig till SKAPA. För att få tillgång till SKAPA måste ni ansluta er till Kyrknätet via en lösenordsdosa som kopplar upp sig via VPN. Detta beställer ni i beställningsportalen BAS. Vid beställning kontaktar ni Svenska kyrkans kanslistöd eller går in på http://internwww.svenskakyrkan.se/Kanslistöd/vpn-installation.

Behörighet för servicebyråer

För att kunna använda SKAPA krävs tillgång till Svenska kyrkans intranät, Kyrknätet. För att en servicebyrå, som sköter löne- och pensionsadministrationen till församlingar och pastorat, ska få tillgång till detta nät krävs:

• Kyrknätets VPN singelanslutning med tillhörande lösenordsdosa.

• Att handläggare på servicebyrån tilldelas behörighet av församlingen/pastoratet att se och registrera uppgifter i systemet.

Det är alltid församlingen eller pastoratet som beställer anslutningen till Kyrknätet och lösenordsdosan. Församlingen/pastoratet är därmed ansvarig för att servicebyrån följer Kyrknätets regelverk och policys i form av exempelvis krav på virusskydd, säkerhet för åtkomst med mera. Vid frågor rörande Kyrknätet, kontakta Kanslistöd 018-16 95 00.

Gå in under länken ”Rapportera pensionsgrundande årslön (med lönefil)” i SKAPA. Där kan du se vilken status lönefilen har.

När arbetsgivaren betalar sjuklön eller när försäkringskassan betalar sjukpenning ska lönen rapporteras som om arbetstagaren arbetat.

Vid hel sjukersättning från försäkringskassan ska lönen inte rapporteras. Vid partiell sjukersättning ska lönen på den friska delen rapporteras.

När filen har skickats kan du klicka på knappen ”Avbryt”. Efter att du ångrat uppladdningen kan du ladda upp en ny fil. Om filen har statusen ”under behandling eller behandling klar” går det inte att ta bort filen, kontakta då kundservice.

Uppgifter om anställda som har fyllt 67 år och har en gällande anställning ska rapporteras till oss. Däremot ska du inte rapportera nyanställda som har fyllt 67 år eftersom avtalet KAP-KL Svenska kyrkan inte gäller för dem.

Arbetsgivare ska betala särskild löneskatt på pensionskostnader enligt gällande skatteregler. Alla pensionskostnader, även riskpremien är underlag för särskild löneskatt. I underlaget för särskild löneskatt ska eventuella utbetalnings-, uppläggningsavgifter och avgift för inkomstsamordning för förmedlingspensioner undantas.

Alla anställda ska rapporteras.

De som inte ska rapporteras är följande:

• Nyanställda som är äldre än 67 år

• Uppdragstagare, personer som utför arbete utan att ett anställningsförhållande finns

• Förtroendevalda

Samtliga anställda som är födda 1959 eller senare tillhör pensionsavtalet TPA18 och ska rapporteras in till oss.

Avgångsvederlag eller annan avgångsersättning är i normalfallet inte pensionsgrundande. Men, arbetstagare och arbetsgivare har möjlighet att avtala om att avgångsvederlag eller annan avgångsersättning ska vara pensionsgrundande.

• Om överenskommelse träffats om att avgångsvederlaget ska vara pensionsgrundande och ska utbetalas periodiskt, ska arbetsgivaren räkna ut den totala kostnaden för pensionspremien och rapportera denna som en kompletterande premie senast vid anställningens avslutsdatum. De avgångsvederlag som sedan utbetalas periodiskt får inte rapporteras in som lön till Kyrkans pension.

Det är viktigt att du som arbetsgivare registrerar denna typ av ersättning på rätt sätt i lönesystemet, så att rapporteringen till Kyrkans pension blir korrekt. Om du är osäker på hur registreringen ska göras i ditt lönesystem, kontaktar du din löneadministratör.

Kyrkans pension får automatiskt information när en anställd avlider och gör därefter en utredning om rätt till efterlevandepension finns.

Om en anställd under 21 år eller en nyanställd avlider måste du som arbetsgivare meddela Kyrkans pensions Kundservice.

Alltid när en anställd avlider ska du skicka in uppgifter till KPA, som administrerar den kollektivavtalade tjänstegrupplivförsäkringen TGL-KL. Blankett finns att hämta här.

Kyrkans arbetsgivarorganisation rekommenderar arbetsgivarna att budgetera med 37,5 procent av årslönen för nyanställda. Detta är en schablon och fakturerat belopp kan bli både högre och lägre än detta beroende på den anställdes lön och anställningshistorik.

För anställda som tidigare fakturerats med ett högre belopp än denna schablon, rekommenderar arbetsgivarorganisationen att det högsta av dessa belopp ska användas vid budgetering.

Om arbetstagaren varit tjänstledig under föregående år och lönen då understigit 7,5 inkomstbasbelopp kan arbetstagaren ändå ha rätt till en pensionsförmån om pensionsunderlaget överstiger 7,5 inkomstbasbelopp. Det kan inträffa om det i anställningen finns tidigare löner överstigande 7,5 inkomstbasbelopp som ligger till grund för pensionsunderlaget.

Så länge en arbetstagare finns i anställning (fram till pensionsavgång alternativt att hon eller han fyller 65 år) beräknas årligen en livränta för arbetstagaren. Arbetstagaren har då tjänat in ytterligare ett års tjänstetid sedan föregående års beräkning.

Om pensionsunderlaget (löneunderlaget) höjts sedan föregående år och arbetstagaren har lång tjänstetid att ta med sig i pensionsberäkningen innebär det att förmånen höjs mer än för en arbetstagare som inte har så mycket tjänstetid sedan tidigare. Det innebär i praktiken att sista arbetsgivaren får täcka upp för ökningen av pensionsunderlaget även bakåt i tiden.

Om en arbetstagare exempelvis får ett höjt förmånsbelopp med 1 000 kronor per månad som ska räcka livet ut medför det att kostnaden förenklat blir 1000 kronor/månad x 12 månader x 20 år = 240 000 kronor. En livsvarig förmån har en ungefärlig utbetalningstid på 20 år efter 65 års ålder.

Tillsammans med fakturan skickas även en specifikation där du som arbetsgivare kan kontrollera om individer finns med eller inte. Specifikationen kan du även plocka fram i SKAPA.

Kyrkans arbetsgivare betalar en riskpremie som baseras på samtliga anställdas pensionsgrundande lön. I underlaget ingår alla som är äldre än 21 år. Även anställda mellan 16 och 21 års ålder omfattas av efterlevandeskydd, men Kyrkans pension debiterar inga premier för dem. Riskavgiften består av tre delar:

• En premie för efterlevandepension
• En premie för värdesäkring
• En premiekapningsavgift

Läs mer om riskpremien här.

När vi gör en förmånsberäkning ska den grunda sig på ett pensionsunderlag. Det baseras på de fem bästa åren av de sju år som föregår året före beräkningsåret.

Om vi exempelvis, ska beräkna en förmån 2016-12-31 är det löner för åren 2008–2014 som ingår i pensionsunderlaget.

För att ha rätt till en förmån ska pensionsunderlaget som är ett medelvärde på dessa löner indexerade till dagens penningvärde överstiga 7,5 inkomstbasbelopp.

Ni ska INTE rapportera in personer som är födda före 1937.

Fråga:
För datum på en pågående anställning används idag ”00000000” och ”99999999”. Ska detta slopas i det nya formatet? Det tycks enligt schemafilen inte gå att redovisa datum på det formatet nämligen. Gäller det för alla datum att de ska redovisas som ”yyyy-MM-dd” istället för ”yyyyMMdd” som det görs i det gamla formatet?

Svar:
Det stämmer, vi vill att ni skickar de datum ni har (skulle ni i nåt läge inte ha fr.o.m. datum så kan ni där skicka 1900-01-01 och vid okänt t.o.m. datum kan levereras som 2999-12-31).

När en anställd fyller 67 år ska löneperioderna uppdelas på före och efter fyllda 67 år.
Det innebär att månaden man fyller ska tillhöra ”före” och en ny löneperiod skapas fr.o.m 1:a månaden efter hen fyllt LAS ålder (67 år).

Den tidigare gränsen vid 21 års ålder är borttagen.

Fråga:
Vilken typ av perioder man ska skicka och vilket belopp ni vill ha. Ska det bli en ny period om värdet ändras? Ska beloppet vara månadsbeloppet eller det som totalt är utbetalt under perioden? I Exempelfilen verkar drygt halva året vara representerat för en anställd, med perioder om 1-4 månader.  Beloppet verkar dock fortfarande vara samma. Jag funderar då över hur summan ska redovisas, eftersom den blir olika beroende på hur många perioder jag ”väljer” att redovisa.
Svar:
Det viktiga är att angivet amount (gäller både löneväxling och kompletterande premie) ska spegla den period som anges för posten vilket ger er en möjlighet att ange 12 st (förutsatt att löneväxling gällt hela året). SalaryExchange/SupplementaryPremiums för samma person med månadsbelopp eller bara ange en post med perioden 2018-01-01 – 2018-12-31 där då beloppet är 12*månadsbelopp.

I avtalet TPA18 Svenska kyrkan står det att taket på 7,5 IBB ska beräknas proportionellt mot sysselsättningsgraden.
Ni rapporterar ingen sysselsättningsgrad till oss i filen utan det är sysselsättningsgraden med hänsyn tagen till sjuk- eller aktivitetsersättning som punkten avser. Uppgiften om sysselsättningsgrad hämtar vi från AFA eller försäkringskassan.

Rapportering av en nyanställd sker antingen vid årsrapporteringen eller så kan du gå in och registrera nyanställda direkt i SKAPA.

Alla ansökningar om pension ska göras minst två månader i förväg.

Du som arbetsgivare anmäler uttag av den förmånsbestämda tjänstepensionen och intjänad pensionsrätt till Kyrkans pension via SKAPA-systemet.

Den avgiftsbestämda tjänstepensionen ansöker den anställde själv om.

Den som inte längre har en pågående anställning inom Svenska kyrkan anmäler själv uttag av hela tjänstepensionen till Kyrkans pension.

Skicka in den pensionsgrundande lönen via mejl eller post till kundservice.

Alla arbetstagare skall rapporteras till Kyrkans pension. Uppdragstagare omfattas inte av rapporteringsskyldigheten.

Det kan ibland vara svårt att skilja mellan arbetstagare och uppdragstagare. I flera rättsfall har man försökt klarlägga om en person bör hänföras till den ena eller andra gruppen. Den avgörande skillnaden i bedömningen är att arbetstagare utför arbete eller bedriver en rörelse.

För ett arbetstagarförhållande gäller att:

1. Arbete utförs för annan som utövar ledning och kontroll i fråga om tid, plats och sättet att utföra arbetsuppgifter.

2. Lön utbetalas för kalendermånad eller per timme.

3. Arbetet är varaktigt eller har kortvarig karaktär. Exempel på det senare är kyrkomusiker som arbetar vid en enstaka förrättning eller gudstjänst.

Med uppdragstagare förstås den som utför arbete för annans räkning utan att ett anställningsförhållande föreligger. Ersättning för arbetet är att hänföra till rörelseinkomst och omfattar både kostnader för verktyg och material t ex hantverkare av olika slag och sådana som åtar sig arbete på entreprenad.

Ytterligare exempel på uppdragstagare är förtroendevalda såväl ordförande som ledamot i kyrkliga styrelser och nämnder.

Ovanstående beskrivning kan ge vägledning vid bedömning om en person är arbetstagare eller uppdragstagare. Beskrivningen är på intet sätt uttömmande. En helhetsbedömning måste göras i varje enskilt fall.

Har du ytterligare frågor om gränsdragningen mellan uppdragstagare och anställda kontakta Svenska kyrkans arbetsgivarorganisation.

Detta ska räknas med i pensionsgrundande lön:

• Beredskapsersättning

• Fasta lönetillägg

• Fyllnadslön

• Färdtidsersättning

• Lägerersättning

• Månadslön

• OB-ersättning

• Semesterdagstillägg

• Semesterersättning

• Semesterlönetillägg

• Tillägg vid förskjuten arbetstid

• Timlön

• Övertidsersättning

• Prosttillägg och tillägg i samband med att en präst är vikarierande/ställföreträdande kyrkoherde.

Den pensionsgrundande lönen påverkas inte av:

• Arbetsskada eller arbetsolycksfall

• Föräldraledighet enligt lag:

1. Hel ledighet för kvinnan sju veckor före och efter beräknad förlossning

2. Hel ledighet till dess att barnet är 1,5 år

3. Hel- eller deltidsledighet med föräldrapenning

4. Deltidsledighet utan föräldrapenning upp till 25 % av normal arbetstid tills barnet är 8 år

5. Ledig med föräldrapenning för tillfällig vård av barn

6. Hel- eller deltidsledighet för förälder till ett barn som har helt vårdnadsbidrag

• Sjukdom – när arbetsgivaren betalar sjuklön eller när försäkringskassan betalar sjukpenning. (Då försäkringskassan beviljar sjukersättning skall den pensionsgrundande lön minskas.)

• Ledighet på grund av fackligt förtroendeuppdrag

Detta räknas inte med i pensionsgrundande lön:

• Beklädnadsersättning

• Telefonersättning

• Åkningsanslag

• Kostförmån

• Bilersättning

• Arvoden

• Övriga skattepliktiga förmåner

Detta minskar den pensionsgrundande lönen:

• Bruttolöneavdrag för dator

Följande ledigheter minskar den pensionsgrundande lönen:

• Värnpliktstjänstgöring

• Vård av närstående

• Obetald semester

• Tjänstledighet – om ledigheten inte är kopplad till föräldraledighetslagen

• Ledighet då försäkringskassan betalar sjukersättning (vid frånvaro med sjukpenning skall pensionsgrundande lön inte minskas).

På vissa nyanställda som vi ska beräkna en förmånsbestämd ålderspension, behöver vi uppgift om den överenskomna lönen vid anställningens början samt eventuella tillägg. Dessa uppgifter ligger till grund för beräkningen av pensionsunderlaget, fram tills att vi istället kan använda inrapporterade helårslöner.

Uppgifterna registreras direkt i SKAPA. I menyn till vänster hittar ni Överenskommen lön. Under ”registrera Ök lön” hittar ni de arbetstagare som vi behöver uppgift på. Under ”Visa Ök Lön” kan ni se de arbetstagare som har fått uppgiften registrerad sedan tidigare. Uppgiften som behövs är:

• Överenskommen lön – den lön som ni kom överens med den nyanställde vid anställningstidpunkten, beräknad per månad.

• Tillägg – alla utbetalda pensionsgrundande tillägg från och med anställningstidpunkten och 12 månader framåt.

Följande befattningar omfattas av Kommunals avtalsområde (det vill säga, de befattningar som inte anges nedan utgör tjänstemannabefattningar):

• Fritids/ungdomsledare

• Barntimmeledare

• Kyrkvaktmästare

• Kyrkogårdsarbetare

• Församlingshemsvärd/husmor

• Städare

• Krematorievaktmästare

• Annan arbetstagare med servicetekniska uppgifter

SKAPA är det IT-system som hanterar kyrkans tjänstepensioner och finns tillgängligt för alla kyrkliga arbetsgivare som en del av Kyrknätet.

För att få tillgång till SKAPA krävs:

• Att du tilldelas behörighet och lösenord av den som är behörighetsansvarig i församlingen/pastoratet.

• Att du har tillgång till Kyrknätet.

Behörighet för närstående organisationer
Arbetsgivare som är närstående organisationer har möjlighet att få tillgång till Svenska kyrkans gemensamma IT-system och därmed ansluta sig till SKAPA. För att få tillgång till SKAPA måste ni ansluta er till Kyrknätet via en lösenordsdosa som kopplar upp sig via VPN. Detta beställer ni i beställningsportalen BAS. Vid beställning kontaktar ni Svenska kyrkans kanslistöd eller går in på http://internwww.svenskakyrkan.se/Kanslistöd/vpn-installation.

Behörighet för servicebyråer

För att kunna använda SKAPA krävs tillgång till Svenska kyrkans intranät, Kyrknätet. För att en servicebyrå, som sköter löne- och pensionsadministrationen till församlingar och pastorat, ska få tillgång till detta nät krävs:

• Kyrknätets VPN singelanslutning med tillhörande lösenordsdosa.

• Att handläggare på servicebyrån tilldelas behörighet av församlingen/pastoratet att se och registrera uppgifter i systemet.

Det är alltid församlingen eller pastoratet som beställer anslutningen till Kyrknätet och lösenordsdosan. Församlingen/pastoratet är därmed ansvarig för att servicebyrån följer Kyrknätets regelverk och policys i form av exempelvis krav på virusskydd, säkerhet för åtkomst med mera. Vid frågor rörande Kyrknätet, kontakta Kanslistöd 018-16 97 00.

SKAPA är en del av Kyrkans gemensamma IT-system, det är därför den som är behörighetsansvarig i din församling/ditt pastorat, som sköter behörigheten även till SKAPA.

Du som arbetsgivare uppdaterar själv era kontaktuppgifter i SKAPA. Kontaktuppgifterna hittar du vid Översikt, direkt när du har loggat in till SKAPA.

Kontrollera att det finns aktuell adressuppgift och kontaktperson. Det är viktigt att era kontaktuppgifter är rätt i SKAPA så att vi på Kyrkans pension kan nå er med information, både via e-post och brev.

Du som är anställd i Svenska kyrkan och född 1959 eller senare omfattas av pensionsavtalet TPA18 Svenska kyrkan, vissa undantag finns.

Personer som är född 1959 och senare omfattas av det nya pensionsavtalet TPA18 Svenska kyrkan. Pensionsavsättning görs med 4,5% på lön under 7,5 inkomstbasbelopp och 30% på lön över 7,5 inkomstbasbelopp.
Anställda som har en pågående sjukersättning före 2018 omfattas av KAP-KL eller tidigare avtal inom Svenska kyrkan.