Frågor och svar om månadsrapportering

Antingen så kan ni ångra uppladdningen av filen, rätta avvikelsen i lönesystemet, och sedan ladda upp en ny fil. Eller så kan ni rätta avvikelsen i SKAPA för arbetsgivare.

Avvikelser stoppar inte uppladdning av lönefil, men de måste åtgärdas av er.

Det blir en avvikelse vid rapporteringen om det finns något som gör att vi inte kan hantera anställningen, det saknas uppgifter som Kyrkans pension behöver.

Det går inte att rapportera löner för framtida månader.

Vid försenad månads­rapportering tar Kyrkans pension ut en förseningsavgift.

När en lön eller en kompletterande premie har utbetalats eller det finns tjänstledighet.

Om en anställning startar den t.ex. 20/2 och ingen lön utbetalades i februari kan ni rapportera anställningsuppgifterna utan lönebelopp när ni rapporterar för februari månad eller så väntar ni med att rapportera till månaden när första lönen utbetalas.

Finns det inga anställda ska ingen lön rapporteras in.

Alla anställda oavsett ålder, finns ingen lägsta ålder för intjänande i TPA 18 Svenska kyrkan, tillsvidareanställda, timanställda vikarie osv…

Rapportering sker via SKAPA för arbetsgivare.

Den pensionsgrundande lönen ska rapporteras på den månad som den har betalats ut. Det är den kontanta utbetalda lönen som ska rapporteras in. Till exempel lönen som betalats ut i april ska rapporteras i början av maj.

Datum för när månadens utbetalda löner ska rapporteras är ännu inte satt men preliminärt kommer vi att använda oss av samma datum som Skatteverket har gällande inlämning av arbetsgivardeklarationen.

När en lön eller en kompletterande premie har utbetalats eller det finns tjänstledighet.

Om en anställning startar den t.ex. 20/2 och ingen lön utbetalades i februari kan ni rapportera anställningsuppgifterna utan lönebelopp när ni rapporterar för februari månad eller så väntar ni med att rapportera till månaden när första lönen utbetalas.

Det innebär att all utbetald pensionsgrundande lön skall rapporteras i den period som den anställde får tillgång till pengarna?

Det har alltså ingen betydelse om den pensionsgrundande lönen är intjänad under en tidigare eller senare period.

Det kan ni korrigera vid nästa månads rapportering, så om personen fortsätter sin anställning så kan ni rapportera lönen som utbetalats under månaden och minska den med det som återbetalats.
Om personen avslutat sin anställning så kan ni göra på samma sätt men då skicka ett negativt belopp.

Det som anges som åldersgräns i kapitlet Lön –Salary på sidan 14 gäller vilken premie vi ska beräkna på den lön som ni rapporterar.

Det är alltså så att efter att en person fyllt angiven ålder enligt 32 a § LAS så ska vi beräkna 4.5% även på delar över 7,5 Inkomstbasbelopp.

Men på löneväxling och kompletterande premier finns alltså inget sådant skrivet om någon begränsning på ålder.

Arbetsgivare kan ansöka om anstånd hos pensionsnämnden för att få göra avvikelser och när vi får ett sådant beslut från pensionsnämnden lägger vi in det på personen och då är det ok.

I annat fall kommer det att visas som en avvikelse i SKAPA som arbetsgivaren måste hantera.

Här kan ni i princip välja att rapportera hur ni vill.
Säg att ni har en beviljad tjänstledighet enligt nedan 2027-01-01 – 2027-12-31 då kan ni när ni rapporterar sätta 2027-12-31 som slutdatum redan den första månad ni rapporterar den tjänstledigheten. 
Sen kan ni varje månad rapportera samma period så länge som den gäller så även när ni är inne i mars månad kan ni skicka 2027-01-01 – 2027-12-31 då kommer vi att se att den redan finns och lämna den orörd.

Sent inkomna ändringar är svårt att göra via lönefil utan där föreslår vi att ni uppmanar arbetsgivarna att logga in i SKAPA och korrigera detta manuellt.

Vi kommer att kedja ihop dom så gott som möjligt så om ni t.ex. rapporterar följande:

​LeaveOfAbsences 2027-03-01 – 2027-03-31 75%

​LeaveOfAbsences 2027-03-10 – 2027-03-20 50%

Så kommer vi att kedja ihop dessa enligt:

​75%​ 2027-03-01 – 2027-03-09

​100%​ 2027-03-10 — 2027-03-20

​75%​ 2027-03-21 – 2027-03-31

Grundprincipen är att alla ska rapporteras men vi har ett krav på att det ska finnas lön eller tjänstledighet. Så om ingen lön har utbetalats så krävs 100% tjänstledighet för att rapportera den personen. Saknas lön och tjänstledighet så ska den inte rapporteras.

Har däremot anställningen avslutats sen tidigare så kan ni rapportera med bara kompletterande premie utan att rapportera varken lön eller tjänstledighet.

Ja, har lön utbetalats i efterskott så ska den lönen rapporteras även om anställning slutat tidgare period.

Rapportera den när det finns lön eller tjänstledighet att rapportera, dvs om anställning startar 2027-02-15 och första lönen utbetals i mars så rapporterar ni den anställningen när mars månad rapporteras.

Ja och det är det som är tanken med ComplementaryFile.

Grundtanken med ComplementaryFile är att kunna rapportera in personer/anställningar/löner som inte var med i tidigare fil.
Nej det kommer inte skrivas över, om ni rapporterat anställning tidigare och sen skickar samma anställning i ComplementaryFile så kollar vi om det är samma uppgifter som rapporterats sen tidigare och om det är det så ignorerar vi uppgifterna för att det inte ska bli dubbletter.
Om det däremot skiljer på t.ex. lön beloppet så kommer vi addera beloppet till det som tidigare skickats in för perioden. Dvs om ni ska använda ComplementaryFile för att ändra uppgifter så ska ni rapporter skillnaden mot tidigare rapporterad uppgift.

Ett annat sätt vilket kan vara att föredra är att ni hänvisar arbetsgivarna att logga in i SKAPA och göra korrigeringarna manuellt så slipper ni hantera dessa special fall.