Månadsrapportering

I Händelsekalendern kommer det att visas datum för när den månatliga lönerapporteringen kan ske och när sista dagen för rapportering är, samt de datum för när fakturering sker per månad.

Inrapportering av löneuppgifter

Inrapportering av löneuppgifter och händelser ska utföras månatligt via SKAPA för arbetsgivare.
Datum för när den första månadsrapporteringen kommer att ske är ännu inte satt men preliminärt kommer det att ske i slutet av mars 2027. Då ska även löner och händelser för januari och februari rapporteras in.

Fakturering

Datum för när den första månadsfaktureringen är ännu inte satt men preliminärt kommer det att ske i början av kvartal 2, baserad på de löner som är inrapporterade månaden innan, dvs den lön som rapporterades in i mars.

När första faktureringen sker så kommer det även att innebära att de retroaktiva lönerna för månaderna januari och februari kommer att faktureras.

Fakturahantering

Kyrkans pension har per 1 september 2026 tagit hjälp av Fortnox Finans AB för hantering av fakturor.
Därmed är det en ny mottagare för era inbetalningar och ett nytt Bankgiro-nummer 5020-7042.

Vi rekommenderar att gå över till digital fakturahantering, e-faktura eller via mejl, obs använd företagsadress. Detta för att förenkla och effektivisera er fakturahantering.

Skulle det uppkomma frågor gällande fakturan och dess innehåll så kan ni kontakta oss på Kyrkans pensions kundservice på telefon 020-55 45 35 eller på mejl kundservice@kyrkanspension.se.

Skulle det uppkomma frågor kring betalningar så hänvisar vi er till Fortnox Finans Kundtjänst tel. 0470 – 78 50 00 eller så loggar ni in på fakturaprotalen, information om inloggning finns på fakturan.Observera att det innebär att det är en ny mottagare för era inbetalningar,

Fortnox Finans AB och att det även är ett nytt Bankgiro-nummer 5020–7042.

För löneleverantörer

Månadsrapportering med fil

När ska något rapporteras?

När en lön eller en kompletterande premie har utbetalats är utbetalt eller det finns tjänstledighet.

Om en anställning startar den t.ex. 20/2 och ingen lön utbetalades i februari kan ni rapportera anställningsuppgifterna utan lönebelopp när ni rapporterar för februari månad eller så väntar ni med att rapportera till månaden när första lönen utbetalas.

Frågor om Lön-Salary

Vad innebär kontantprincipen?

Det innebär att all utbetald pensionsgrundande lön skall rapporteras i den period som den anställde får tillgång till pengarna?

Det har alltså ingen betydelse om den pensionsgrundande lönen är intjänad under en tidigare eller senare period.

Hur rapportera när en anställd, felaktigt fått för mycket pensionsgrundande lön som betalas tillbaka?

Det kan ni korrigera vid nästa månads rapportering, så om personen fortsätter sin anställning så kan ni rapportera lönen som utbetalats under månaden och minska den med det som återbetalats.
Om personen avslutat sin anställning så kan ni göra på samma sätt men då skicka ett negativt belopp.

Gällande löneväxling och kompletterande premier så finns inget sagt om någon övre åldersgräns för sådant intjänande.

Det som anges som åldersgräns i kapitlet Lön –Salary på sidan 14 gäller vilken premie vi ska beräkna på den lön som ni rapporterar.

Det är alltså så att efter att en person fyllt angiven ålder enligt 32 a § LAS så ska vi beräkna 4.5% även på delar över 7,5 Inkomstbasbelopp.

Men på löneväxling och kompletterande premier finns alltså inget sådant skrivet om någon begränsning på ålder.

Vad händer om en anställd rapporteras med ett belopp i SalaryExchange/Amount som är under eller över gränsen1 058 kr till 10 580kr?

Arbetsgivare kan ansöka om anstånd hos pensionsnämnden för att få göra avvikelser och när vi får ett sådant beslut från pensionsnämnden lägger vi in det på personen och då är det ok.

I annat fall kommer det att visas som en avvikelse i SKAPA som arbetsgivaren måste hantera.

Frågor angående Tjänstledigheter – LeaveOfAbsences:

Eftersom varje månad för sig skall vara en rapporteringsperiod, är frågan hur tjänstledigheten skall kedjas enligt ”XML struktur-Rapportering pensionsgrundande händelser”?

Här kan ni i princip välja att rapportera hur ni vill.
Säg att ni har en beviljad tjänstledighet enligt nedan 2027-01-01 – 2027-12-31 då kan ni när ni rapporterar sätta 2027-12-31 som slutdatum redan den första månad ni rapporterar den tjänstledigheten. 
Sen kan ni varje månad rapportera samma period så länge som den gäller så även när ni är inne i mars månad kan ni skicka 2026-01-01 – 2026-12-31 då kommer vi att se att den redan finns och lämna den orörd.

Sent inkomna ändringar är svårt att göra via lönefil utan där föreslår vi att ni uppmanar arbetsgivarna att logga in i SKAPA och korrigera detta manuellt.

Vad händer om filen innehåller poster med överlappande perioder med identisk eller varierande omfattning?

Vi kommer att kedja ihop dom så gott som möjligt så om ni t.ex. rapporterar följande:

​LeaveOfAbsences 2027-03-01 – 2027-03-31 75%

​LeaveOfAbsences 2027-03-10 – 2027-03-20 50%

Så kommer vi att kedja ihop dessa enligt:

​75%​2027-03-01 – 2027-03-09

​100%​2027-03-10 — 2027-03-20

​75%​2027-03-21 – 2027-03-31

Frågor angående Anställningar-Employments:

Skall Employmentid, EmploymentNo, BkskCode, AgreedSalary rapporteras för anställda, om anställningen är aktiv men utbetalad lön saknas i perioden? Alltså, skall den anställde komma med i rapporten trots att ingen lön utbetalats i aktuell period?

Grundprincipen är att alla ska rapporteras men vi har ett krav på att det ska finnas lön eller tjänstledighet. Så om ingen lön har utbetalats så krävs 100% tjänstledighet för att rapportera den personen. Saknas lön och tjänstledighet så ska den inte rapporteras.

Skall/får man rapportera utbetalad pensionsgrundande lön för anställd som fått lön i perioden men har ett avgångsdatum före den aktuella perioden?

Ja, har lön utbetalats i efterskott så ska den lönen rapporteras även om anställning slutat tidgare period.

Skall anställningsdatum rapporteras i den rapporteringsmånad som datumet infaller? Eller skall det rapporteras i den månad då första lönen utbetalas?

Rapportera den när det finns lön eller tjänstledighet att rapportera, dvs om anställning startar 2027-02-15 och första lönen utbetals i mars så rapporterar ni den anställningen när mars månad rapporteras.

Frågor angående ComplementaryFile (Kompletterande fil):

Kan man dela upp sina anställda i grupper och sedan skicka en ComplementaryFile per grupp?

Ja och det är det som är tanken med ComplementaryFile.

Om en anställd redan har uppgifter inrapporterade för aktuell period, kommer dessa då att skrivas över om en ComplementaryFile innehåller samma anställd?

Grundtanken med ComplementaryFile är att kunna rapportera in personer/anställningar/löner som inte var med i tidigare fil.
Nej det kommer inte skrivas över, om ni rapporterat anställning tidigare och sen skickar samma anställning i ComplementaryFile så kollar vi om det är samma uppgifter som rapporterats sen tidigare och om det är det så ignorerar vi uppgifterna för att det inte ska bli dubbletter.

Om det däremot skiljer på t.ex. lön beloppet så kommer vi addera beloppet till det som tidigare skickats in för perioden. Dvs om ni ska använda ComplementaryFile för att ändra uppgifter så ska ni rapporter skillnaden mot tidigare rapporterad uppgift.
Ett annat sätt vilket kan vara att föredra är att ni hänvisar arbetsgivarna att logga in i SKAPA och göra korrigeringarna manuellt så slipper ni hantera dessa special fall.

Fråga om krav för att komma med beroende på födelseår

Jag har satt ihop exempel för anställda som är födda 1958 eller tidigare och för anställda som är födda 1959 eller senare, för att visa för utvecklaren om anställd ska komma med i rapportering och hur lönen ska rapporteras när de kommer med.